“La tecnología es importante, pero lo único que realmente importa es qué hacemos con ella”. Muhammad Yunus

La Habana, Cuba. – La automatización de procesos robóticos (RPA) es una tecnología que imita la forma en que los humanos interactúan con el software para realizar tareas repetitivas. La tecnología RPA crea software que puede iniciar sesiones en aplicaciones, ingresar datos, calcular y completar tareas y copiar datos entre aplicaciones o flujos de trabajo. Cuando la RPA se combina con inteligencia artificial y aprendizaje automático, permite comprender mejor el contexto con el que trabaja al tener la posibilidad de leer textos o escritura a mano, (extraer términos como nombres, elementos de facturas o direcciones) utilizando procesamiento de lenguaje natural; y comprender el contexto a partir de imágenes (estimar automáticamente los daños por accidente en una imagen de reclamación de seguro).

La tecnología de automatización de procesos robóticos puede ayudar a las organizaciones en su proceso de transformación digital permitiendo un mejor servicio al cliente, asegurando que las operaciones y procesos comerciales cumplan con las regulaciones y los estándares de cumplimiento. Su implementación permite acelerar drásticamente el tiempo de procesamiento, mejorando así la eficiencia, digitalizando y auditando los datos del proceso lo cual minimiza costos al reducir las tareas manuales y repetitivas, permitiendo que los empleados sean más productivos.

Pero como todo tiene sus peros, hay desafíos relacionados con la RPA que limitan su uso, como son:

• Escalabilidad. Las empresas han tenido dificultades para escalar las iniciativas de automatización de RPA porque, aunque los robots de software de RPA son relativamente fáciles de implementar, pueden ser difíciles de administrar y por lo tanto, difíciles de escalar.
• Habilidades limitadas. Si bien su nombre incluye las palabras “automatización de procesos”, algunos especialistas señalan que las herramientas de software de RPA muchas veces automatizan las tareas, pero no los procesos. Se plantea que las empresas deben observen la “regla de los cinco” al crear aplicaciones de RPA porque estas tienden a fallar cuando un bot debe tomar más de cinco decisiones, manipular más de cinco aplicaciones o hacer más de 500 clics.
• Seguridad. Los bots de RPA a veces necesitan acceder a información confidencial para completar sus tareas. Si se ven comprometidos, suponen un riesgo de seguridad adicional para las empresas.
• Resistencia limitada. Las fallas de RPA pueden ocurrir cuando las aplicaciones cambian de formas que los desarrolladores no anticipan.
• Nuevos problemas de control de calidad. Los bots requieren una variedad de nuevas prácticas de control de calidad para garantizar que continúen funcionando según lo previsto.
• Intimidad. Los bots pueden participar en el trabajo con información de identificación personal que se rige por requisitos de privacidad. Los equipos deben asegurarse de que esos datos se procesen de conformidad con las leyes locales de protección de datos.

Algunas de las principales aplicaciones de RPA incluyen las siguientes:

• Cuidado de la salud. Las organizaciones médicas usan RPA para manejar registros de pacientes, reclamos, atención al cliente, administración de cuentas, facturación, informes y análisis.
• Recursos humanos. RPA puede automatizar las tareas de recursos humanos, incluidas las altas y las bajas, actualización de la información de los empleados entre otras tareas.
• Gestión de la cadena de suministro. RPA se puede utilizar en la gestión de la cadena de suministro para adquisiciones, automatizando el procesamiento y los pagos de pedidos, monitoreando los niveles de inventario y rastreando los envíos.
• Servicio al cliente. La automatización robótica de procesos ayuda a las empresas a brindar un mejor servicio al cliente al automatizar las tareas del centro de contacto, como son la verificación de firmas electrónicas, la carga de documentos escaneados y la verificación de información para aprobaciones o rechazos automáticos.
• Las organizaciones utilizan RPA para contabilidad general, contabilidad operativa, informes transaccionales y presupuestación.
• Servicios financieros. Se utiliza RPA para pagos de divisas, automatizando la apertura y cierre de cuentas, gestionando solicitudes de auditoría y procesando reclamaciones de seguros.

Un informe de Global Market Insights Inc. plantea que el mercado de automatización robótica de procesos debe alcance los 5 mil millones de dólares para 2024. Por su parte las investigaciones de la consultora Forrester Research predicen que el impacto colectivo de los diversos tipos de tecnologías de automatización podría ayudar a las empresas a ahorrar 132 mil millones de dólares en valor laboral, solo en los Estados Unidos.

La consultora Gartner predice que, a largo plazo, el crecimiento de la automatización de procesos robóticos se acelerará mediante la hiperautomatización. Los esfuerzos en este sentido combinan RPA con otros tipos de herramientas de automatización, incluidas herramientas de desarrollo de poco código y sin código, herramientas de BPM y motores de decisión. Los módulos de automatización cognitiva facilitarán la integración de las capacidades de inteligencia artificial en esos procesos de automatización.

Se considera que la minería de procesos y tareas ayudará a identificar nuevos procesos de automatización. Otras herramientas de gobernanza de inteligencia artificial ayudarán a las empresas a gestionar el proceso general para agilizarlos de manera que garanticen una inteligencia artificial de confianza. A medida que la hiperautomatización se afianza, las empresas deberán desarrollar un enfoque estratégico para identificar y generar oportunidades de automatización, y luego gestionar el proceso general en toda la empresa. Algunas organizaciones han establecido un centro de excelencia de automatización para coordinar y escalar proyectos de automatización.

Ahora bien, cabe la pregunta ¿De qué manera la automatización robótica de procesos agiliza los procesos de negocio?

En las fábricas y las empresas manufactureras, el uso de robots es algo cotidiano hace décadas, han mejorado la productividad y liberado a los trabajadores para que se centren en otras tareas de nivel superior. Y ahora ese mismo nivel de aumento de productividad llega a las empresas en las que los empleados llevan a cabo procesos de flujo de trabajo, ofrecen soporte técnico de TI y realizan negocios de gran volumen, todo ello gracias a RPA.

Al usar herramientas de RPA como parte de una estrategia automatización de procesos de negocio más amplia, los bots pueden configurarse fácilmente para desencadenar respuestas, manipular datos y comunicarse con otros sistemas digitales. Como ejemplos pueden citarse cosas tan sencillas como la generación de un mensaje de respuesta automática a un correo que implementa miles de bots, cada uno de ellos preprogramado previamente para automatizar tareas de los recursos empresariales. Al explorar RPA como solución de automatización del flujo de trabajo, resulta útil tener en cuenta las dos categorías distintas (automatización asistida y desasistida) antes de decidir cuál es la adecuada para la organización.

Automatización asistida: La automatización asistida permite centrarse en el trabajo de mayor valor en la organización gracias a la automatización de actividades repetitivas y manuales relacionadas con la interacción con los clientes y a la imitación de acciones que realiza en el escritorio o navegador (por ejemplo, los clics del ratón) mediante la grabación y reproducción de esas acciones en tiempo real.

Automatización desasistida: Por el contrario, tal y como su nombre sugiere, la automatización desasistida no requiere que alguien se encuentre delante de la computadora. En cambio, los bots desasistidos hacen ellos mismos el trabajo mediante la grabación y reproducción de acciones. Dado que pueden utilizar desencadenadores y programar eventos automatizados, son ideales para acelerar la automatización de tareas de gran volumen en su organización.

Cualquier persona que alguna vez haya realizado la tarea de cortar y pegar el contenido de una hoja de cálculo masiva a otra puede corroborar, las tareas repetitivas y tediosas no son la mejor forma de hacer uso de las capacidades cognitivas de un ser humano. No solo son tareas aburridas para la persona que las realiza, sino que es muy probable que el resultado final incluya errores. También es probable que se tarde más tiempo en realizar las tareas en comparación con un bot.

En esto consisten las dos principales ventajas de usar RPA: mayor productividad y precisión. Los trabajadores se liberan para realizar tareas de un valor superior, lo que eleva la naturaleza del trabajo que realizan. Y cuando los robots se programan una vez, siguen las reglas todas las veces. Nunca se cansan ni se aburren ni tampoco cometen errores; sus resultados son coherentes y fiables. Los bots también facilitan que las organizaciones puedan escalar o reducir verticalmente de forma rápida, para poder hacer frente con fácilmente a los flujos de trabajo o picos de demanda estacionales en las unidades de negocio, ubicaciones y desde el escritorio hasta la nube.

Algunos especialistas mencionan siete beneficios clave de la automatización robótica de procesos como son:

1. Ahorro de tiempo: Las tareas administrativas repetitivas son una parte común de muchos procesos de negocio. La RPA permite a su empresa automatizar y realizar tareas repetitivas con una alta velocidad. Las empresas y sus empleados se benefician de la RPA al poder dedicar más tiempo a tareas delicadas y complejas.
2. Aumento del retorno de la inversión (ROI): Con la automatización robótica de procesos, las empresas puede mejorar varios procesos y recopilar cantidades significativas de datos cualitativos y cuantitativos a lo largo del tiempo, lo que ayuda a informar y administrar los costos de manera más eficiente.
3. Minimización de errores humanos: Siendo realistas, por muy capacitada que esté una persona en su rol, el error humano y la fatiga siempre son factores a tener en cuenta. Con la RPA, los bots automatizados nunca se cansan, por lo que las tareas se realizan con precisión en todo momento.
4. Aumento de la seguridad: La ciberseguridad es extremadamente importante para las actividades empresariales, y las soluciones de RPA ayudan a protegerse contra las amenazas a la seguridad. La RPA aumenta la seguridad al reducir la cantidad de interacciones humanas con datos e información confidenciales, lo que ayuda a evitar costosas fugas y filtraciones de datos. Las herramientas de RPA ayudan a mantener la actividad segura, ya sea protegiéndola contra el acceso de usuarios no autorizados o realizando cierres de sesión de cuenta activados.
5. Aumento del cumplimiento: El cumplimiento es importante para la fiabilidad y sostenibilidad de la empresa, y las soluciones de RPA respetan las reglas y directrices establecidas con gran precisión y coherencia. Por lo general, la mayoría de las organizaciones siguen varias normativas gubernamentales y de la industria, y dichas organizaciones obtienen los beneficios de la RPA con un cumplimiento automatizado y coherente. Además, la RPA se puede auditar desde una sola ubicación, en lugar de realizar múltiples auditorías de aplicaciones, lo que reduce los riesgos de cumplimiento. La Automatización robótica de procesos se puede aplicar a flujos de trabajo y envíos de contratos, actualizaciones de formularios, así como notificaciones y alertas relacionadas con el cumplimiento.
6. Ampliación de la automatización de procesos de negocio: A medida que la empresa aplica herramientas de RPA a más actividades comerciales, la automatización de procesos y tareas se expande por toda su organización. La automatización robótica de procesos también permite la ampliación de su negocio para satisfacer los aumentos estacionales de la demanda y los objetivos proyectados con mayor confianza, ya sea con el procesamiento de pedidos, facturas, gestión de inventarios u otras formas de producción y servicio.
7. Satisfacción del empleado: Cuando se automatizan los procesos tediosos, los empleados quedan libres para concentrarse en las necesidades más críticas de su negocio. Como la RPA reduce las tareas repetitivas que suelen realizar los humanos, aumenta la satisfacción de los empleados. Luego, los empleados pueden aplicar sus habilidades a tareas que requieren un pensamiento estratégico, como la planificación comercial, las relaciones públicas y la lluvia de ideas.

Como se habrá dado cuenta, si llegó a este punto, la automatización de procesos robóticos, RPA, es un nuevo escalón en el proceso de que las empresas sean más eficientes, por lo tanto, no queda otra que considerar su uso y crear las condiciones para su uso. Aquí termino y recuerden si me ve por ahí me saludan.